Leiders doen vaak aan éénrichtingscommunicatie.
Hun doel is te informeren of te updaten, dit kan gebeuren door bijvoorbeeld een memo over een gewijzigde policy in het bedrijf of nieuwe ontwikkelingen.
Ze communiceren vaak om teams of medewerkers te overtuigen, te motiveren of te inspireren. Het is vaak beter om dit te doen met een (background)story dan met droge cijfers.
Managers (en teamleden) hebben frequente communicatie met hun +1 of leidinggevenden die niet in hun eigen hiërarchische lijn liggen. Dat zijn dan bijvoorbeeld memo's/mails, rapportages of besluiten uit meetings. Dergelijke communicatie dient men vooral als formeel te beschouwen.
Een update is vaak kort en zijn daarom zelden een wervende vorm van communicatie.
Probeer daarom steeds met een visuele hulp te werken (een tijdslijn, een dashboard, ...) om je boodschap over te brengen.
Focus in je mondelinge toelichting enkele op de belangrijkste toekomstige elementen:
wat zijn je verwachtingen voor verdere acties van je toehoorders (onverwachte zaken, mogelijke risico's, ... maar ook zeker
de successen).
Deze formele communicatievorm krijgt in de meeste organisaties het meeste aandacht en terecht. Met deze communicatiewijze richten we ons op grotere groepen en de inzet is ook hoog.
We willen niet alleen informeren, maar ook mensen engageren en overtuigen.
Belangrijk hierbij is dat het publiek niet enkel zit te wachten op 'droge' informatie, maar ook op een ontspannende/entertainende manier wenst onderhouden te worden.
Of het nu grote of kleine bijeenkomsten betreft, vergaderingen zijn een van de meest kritische aspecten van een goede interne communicatie.
Echter zien we dat ze vaak minst goed vorm zijn gegeven of eigenlijk veel te veel plaatsvinden.
Een goede vergadering moet vooral inzetten op samenwerking en energie. De informatiedeling moet kort en bondig zijn en ervoor zorgen dat iedereen goed mee is.
We vermijden spanningen door het vermijden van interpretategevoelige communicatie (bijv. emails).
Een meeting is geslaagd als iedereen met vernieuwde energie aan de slag gaat!
Klantencommunicatie kan in zowat alle vormen die hierboven reeds vermeld zijn. One-on-one, face-to-face, virtueel, gesproken of geschreven, formeel of informeel.
In het algemeen kunnen we stellen dat wat geldt voor communicatie tussen collega's dubbel geldt voor klanten.
Wees helder en denk vooraf na over je communicatie zodat je tegemoet komt aan de verwachtingen van de klant én
doe dat op de manier die de klant verkiest.
Op deze wijze draag je bij tot een waardering van je bedrijf in het algemeen en van het product terzake.
Dit is de dagelijkse interne communicatie (emails, chats, ....) vragen stellen en beantwoorden, informatie vergaren, hulp bieden aan collega's met raad of daad, ...
Informele communicatie heeft als zeer belangrijk neveneffect dat het helpt bij sociale connecties/groepsvorming. Het helpt om de cultuur van het bedrijf
vorm te geven, elkaar te leren vertrouwen én samen vanuit gemeenschappelijke basis te vertrekken.
Een goede communicatie zorgt voor een verhoogde betrokkenheid van de medewerkers en dit is één van de belangrijkste voorspellers voor hun productiviteit en verbondenheid aan het bedrijf ('retentie'). Het bevestigd de medewerkers die een bijdrage leveren en gewaardeerd worden voor hun meerwaarde binnen het bedrijf. Dankzij een goede communicatie zorg je er als leider dus zélf ook voor dat jouw medewerkers hun input een écht verschil kan maken in jouw bedrijf.
Het is wetenschappelijk aangetoond dat medewerkers met lage jobsatisfactie vaker afwezig zijn en wanneer ze aanwezig zijn minder productief zijn en bovendien negatieve impact hebben op de productiviteit van anderen.
Wanneer medewerkers echter duidelijke verwachtingen krijgen en de nodige tools (e.g. autonomie) kunnen hanteren, dragen ze bij tot het succes van het gehele team. Daardoor hebben ze meer energie en drive in hun werk.
Better communication techniques help employees to better comprehend their roles, which in turn helps employees perform their assigned duties better. Resources and time can be saved through these techniques, therefore getting more work done and reducing stress.
Goede communicatie zorgt ervoor dat mensen beter begrijpen wat hun taken en rollen zijn in het bedrijf.
Dit helpt hen om duidelijker te voldoen aan deze verwachtigen. Daardoor ervaren ze minder stress, sparen tijd en energie en krijgen dus meer voor elkaar.
Geen enkele organisatie ziet het graag gebeuren: je investeert veel in aanwerving en training van goede medewerkeres om ze dan snel te zien vertrekken. Werktevredenheid en engagement zijn rechtstreeks te linken aan goede communicatie. Je zorgt er dus voor dat ervaring en expertise in huis blijft.
Vele jobs vragen jarenlange ervaring/training vooraleer de medewerker over voldoende expertise beschikt om vernieuwingen te kunnen doorvoeren, moeilijk problemen op te lossen of aan anderen leiding te geven.
De wijze waarop het individu zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt is bepalend voor zijn beeld naar de volledige organisatie en dus hoe 'trouw' hij blijft.
De wijze waarop het individu zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt is bepalend voor zijn beeld naar de volledige organisatie en dus hoe 'trouw' hij blijft.
In het huidige tijdperk wordt meer en meer technologie gebruikt. Dit zorgt ervoor dat teamleden niet meer in dezelfde ruimte, gebouw, land zijn om samen te werken.
Het is daarom bijzonder belangrijk dat de manager extra aandacht geeft aan goede communicatie, zodat deze middelen een meerwaarde zijn in de samenwerking en geen vertragend/belastend effect hebben.
Het is een vaak vergeten bron voor spanningen. Heel veel conflicten ontstaan uit foutieve communicatie of misverstanden. Dit zorgt voor negatieve spanningen in de samenwerkingen en leidt op langere termijn tot een toxische en vijandige werkomgeving.
Het blijvend inzetten op heldere communicatie voorkomt of corrigeert dit. Dit verwacht wel dat de leidinggevende zichzelf onder de loep durft nemen en zijn communicatie (stijlen en vaardigheden) continu blijft bijschaven en bijsturen. Door echt te luisteren naar de medewerkers, begrip te tonen en respect te hebben voor individuele verschillen toont een leider zijn wil om oplossingsgericht samen te willen werken.
Het blijvend inzetten op heldere communicatie voorkomt of corrigeert dit. Dit verwacht wel dat de leidinggevende zichzelf onder de loep durft nemen en zijn communicatie (stijlen en vaardigheden) continu blijft bijschaven en bijsturen. Door echt te luisteren naar de medewerkers, begrip te tonen en respect te hebben voor individuele verschillen toont een leider zijn wil om oplossingsgericht samen te willen werken.
Uit de psychologie weten we dat mensen dingen beter begrijpen en onthouden wanneer ze het 'waarom' van het concept kunnen vatten.
Dit geldt ook voor de werkomgeving. Het is dus belangrijk dat jij, als manager, in jouw communicatie leert luisteren naar het 'waarom' van jouw medewerkers, vooraleer met 'omdat' te beginnen. Deze aanpak zal je ook zelf helpen om je medewerkers beter te leren motiveren.
Dit geldt ook voor de werkomgeving. Het is dus belangrijk dat jij, als manager, in jouw communicatie leert luisteren naar het 'waarom' van jouw medewerkers, vooraleer met 'omdat' te beginnen. Deze aanpak zal je ook zelf helpen om je medewerkers beter te leren motiveren.